現在大家對於混合辦公都已經不陌生，但對於舉辦混合式會議或活動，都還是會遇到一些困難。在辦公室的同事開會時，很容易忘記遠距工作的同事，有時候是忘記邀請參與會議，有時候是會議對話時，遠距同事聽不清楚，或是畫面分享時，遠距同事看不到。為了讓大家可以順暢舉辦混合式會議，我們想要分享幾個會議小技巧。希望這些技巧能幫助大家準備會議時更有方向。

混合式會議進行之前

1.確保不管遠距同事或是辦公室都有合適的會議軟硬體設備

對於遠距辦公的同事，除了辦公時他們會需要的設備以外，還要確認他們是否都有合適的視訊會議設備。一般來說，只要有個人電腦或筆電、視訊鏡頭、麥克風和穩定的網路，要開會就不是問題。

但進到辦公室的會議室中，就會有許多細節需要注意。首先是麥克風設備，如果會議室較小的話，可以考慮在會議室放一個筆電用的外接會議電話揚聲器，但如果會議室較大，安裝吸頂的陣列麥克風，可能會是一個更好的選擇。不過每間公司的會議式空間各異，為了讓會議室內來自所有角落的發言都能被好好收音，還是要聯繫系統整合商來找到合適的解決方案。再來是視訊鏡頭，目前PTZ視訊攝影機是市場上崛起的方案，PTZ指的是攝影機的鏡頭可以進行左右轉動(Pan)、上下傾斜(Tilt)與放大(Zoom)，因為它能夠改變攝影角度、涵蓋的範圍和清晰度，對於遠距同事來說，會議室使用PTZ視訊攝影機，會議時會有更身歷其境的感覺。

在混合辦公的風氣下，大家基本上都會選擇不同的裝置來工作，也因此辦公室內最好能安裝無線投影分享器。以ASTROS無線投影方案為例，它可以讓Windows筆電、MacBook、iPhone與安卓智慧型手機等都能輕鬆進行分享畫面，不管想要用哪種裝置分享專案，都不用被HDMI線限制。另外IT人員也可以利用ASTROS Manager快速設定公司所部署的多個無線投影分享器，不再需要花太多時間管理影音設備。以上是關於會議硬體設備的準備。至於軟體呢，現在市面上有很多視訊會議軟體，從Teams、Zoom、Google Meets到Cisco Webex都是常見的選擇，公司可以選擇最符合自己的工作流程的軟體來使用。

2.會議前先用一次軟硬體，測試會議流程

如果你完全沒有舉辦過混合式會議，在正式會議開始前，建議你可以先辦一個測式會議。對軟硬體都不熟悉的狀況下，貿然舉行正式會議，很容易浪費與會者的時間。你可以找一位遠距辦公的同事，來簡單測試會議要用的軟硬體，檢查麥克風、視訊鏡頭和軟體是否都正常運作，以及你要分享畫面的話，遠距的同事是否都能看的到。

3.為會議訂下目標

雖然一般的會議，也需要為會議訂下議程和目標，但混合式會議更注重明確的議程和會議目的。因為並不是所有成員都在同一個空間，如果會議只是隨興地討論，很容易出現有人不專心的狀況，會議就失去了意義。為了確保當地與遠距的同事都能專注在會議上，會議主持人最好能提供會議議程，並寫下會議目標，讓與會者都能有共識，也不會浪費大家的工作時間。

混合式會議進行中

1.不時詢問遠距同事會議回饋

混合式會議進行時，成員們有可能會遇到網路中斷或是參與者沒有打開麥克風等狀況，另外會議室內的成員，也很容易在會議中忽略遠距成員。因此建議當你結束一張投影片或是講完一個段落時，就詢問遠距成員他們是否都有聽清楚剛剛的內容，以及會議中是否有甚麼流程不順暢的地方。

2.別忘了和遠距成員閒聊，了解大家的工作與生活狀況

你可以利用會議剛開始的5分鐘，和遠距工作的成員聊聊他們的日常生活狀況，這除了能增加遠距成員的團隊向心力以外，你同時也能了解遠距成員的心理與生活狀況，並適時伸手協助他們。如果會議中沒有這些社交時間，遠距成員在心理上會容易有被孤立的感覺，另外也容易引發會議疲勞的現象，所以不妨透過閒聊來加深團隊默契。

3.會議時間不宜太長，並且要準時結束會議

不管是不是混合式會議，準時開始和結束會議都是很重要的原則。除了要增加工作效率，所以會議不應該太長之外，我們的大腦一般來說最多專注45分鐘，超過的話，對於我們的大腦就會是負擔。開會前你也可以思考會議的必要性，如果有些是公司群組或Email就可以解決的問題，會議也可以不用召開。

混合式會議結束後

1.提供會議記錄與相關檔案給所有參與者

就像先前所提到，在辦公室開會的同仁，有時候會忘記有遠距的同事與會，而忘了提供相關檔案給與會者。若你身為會議主辦人，務必要記得提供簡短的會議紀錄和會議相關的檔案給所有參與者，一來大家都能夠知道接下來的待辦事項，二來這也是個跟大家確認大家對於會議的內容是否都有共識，或是有哪些誤解。

2.追蹤會議後續的行動項

為了讓專案都能順利進行，在會議記錄中，務必寫下所有行動項的負責人，這樣你也可以比較輕鬆地去追蹤每個行動項的進度。一個沒有任何行動項產生的會議，很常時候只是在浪費與會者的時間。

掌握以上8個技巧，混合式會議也能輕鬆上手!

舉行混合式會議並不難，但會議前務必要有所準備。如果你需要升級公司的影音設備，艾思通科技可提供相關建議，無線投影方案是混合工作模式不可或缺的設備之一，有採購需求，也可由此聯繫我們的台灣代理商”棋崚有限公司”了解更多。