對於上班族來說，開會是一件絕對不陌生的事情。根據2020年的統計，一般上班族每周約花7小時在會議中；如果是主管級的職員，開會時間甚至會達到每周20小時以上。也就是說，開會佔據了我們工作時間的20%以上。但如果訪問大家對於開會的經驗如何，通常聽到的可能都不是正面的回饋。

有時候我們會遇到會議設備失靈，大家乾等簡報者修復設備問題。有時候主講者話題過於發散，與會者也無法即時互動來把主題拉回。或是主講者相當有熱情，但台下的參與者不參與互動。以上都是我們常聽到的負面會議經驗。雖然這些問題的產生，部分來自於會議參與者對於會議的進行無共識外，會議室的設備也是原因之一。

對有些人來說，會議室不過就是一張桌子加幾張椅子。但我們會使用會議室的時機，就是有重大的議題需要決議，或是有活動需要大家幫忙提供靈感，甚至是佈達重大的產業訊息等等。既然會議室是用來討論重要的議題，我們就不能對於會議室的設備妥協。尤其新冠疫情發生後，混合工作模式(Hybrid Working)成為趨勢，讓會議室跟上這樣的潮流是每間公司都不得不面對的課題。

會議室必備設備與物品

為了提高與會者的溝通效率，並降低會議疲勞(Meeting Fatigue)，以下是我們推薦7個會議室必備設備。

4K高畫質螢幕

4K影像的製作在目前已經是主流，為了可以看到創作者作品最真實的一面，使用4K顯示器也是一個必然的選擇。另外產品行銷在圖與影音的需求也越來越大，使用4K螢幕可以看到更多的細節，進而創造出更細緻的素材。若公司有更多的預算，也可考慮採購觸控式螢幕，當顯示器加上了觸控功能，其實讓團隊討論上能更加順暢。

投影機

當會議室較大，需要容納到20人以上，並且要有較大的畫面投影時，投影機就變成了不可或缺的存在。

音響

音響設備對於會議的進行可以說是相當重要，假設今天報告是關於未來專案的分工，然而有25%以上的成員聽不清楚報告的內容，這對於接下來工作進度可是會產生致命性的影響。另外安裝音響時，也務必確認音響喇叭的擴散角度及涵蓋範圍。

白板

有時候說不如畫，白板可以讓成員隨時寫下當時的想法，並補充簡報的不足之處，提升討論的效率。

視訊會議設備

會議不只是跟進公司的人開，除了與他國的客戶開會外，在混合工作模式成為趨勢的狀況下，也會需要頻繁跟遠距工作的同事進行會議。能夠與多種會議軟體如Zoom、Teams、Google Meet等相容的設備會是一個更好的選擇。

無線投影系統

每個人都有自己喜好使用的工作工具，有些人習慣用Windows筆電，設計師可能喜歡用MacBook，年輕一輩的則可能習慣用iPhone來做簡報。無線投影系統可以讓所有人用自己習慣的裝置進行投影，並且會議室也不會再看到一堆不美觀的線。公司接待的訪客想必也會對這樣的開會環境留下很好的第一印象。

時鐘

會議最重要的準則就是要守時，時鐘能夠讓大家意識到議程進度是否有被拖延，避免不必要的話題發散。

除了以上7大硬體設備外，你也可以依照公司的產業特性或會議需求，加購會議室物件。但切記設備還是要精簡為佳，否則過多的設備也一樣會讓團隊成員產生會議疲勞。另外永遠要確保所有會議參與者能在會議室完整接受資訊，並有平等的發言機會。這些不只是成員的主動性問題，硬體設備也要能夠輔助成員有更好的會議體驗。

艾思通科技在無線投影與協同合作的產業有15年以上經驗，我們打造的ASTROS無線投影系統能加速企業團隊的溝通並提升產能。如果對於會議室或教室等協作空間的影音設備上有疑問，歡迎點擊此連結與我們的團隊成員聊聊。有採購需求，也可由此聯繫我們的台灣代理商”棋崚有限公司”了解更多。