什麼是會議疲勞?
相信大家在2020新冠肺炎爆發後，都有聽過「Zoom倦怠(Zoom Fatigue)」 一詞。它所指的是，疫情期間滿多企業規定員工需要遠端上班，團隊大量仰賴像Zoom這樣的視訊會議軟體來協作，長期下來，許多員工出現倦怠或虛脫的現象，史丹佛大學研究人員有歸納出四個Zoom倦怠的主因：
- 過多近距離眼神接觸
- 視訊時一直看到自身影像會加深壓力
- 視訊時活動範圍受限制
- 認知負荷增高
會議基本上就是團隊集思廣益的時間，當多人一起討論，我們的腦中會需要處理相當多的訊息，甚至需要處理情緒。若花費過多的時間在會議上，本來就可能會消耗我們的活力，而視訊會議因為必須在一定的時間內坐在鏡頭前等特質，更增加了我們的心理負擔。當壓力不停地堆加，就會造成人們倦怠、焦慮、低潮等等，這就是會議疲勞。
如何改善會議疲勞的狀態?
會議是我們用來討論專案與解決問題的手段，有的時候我們過度仰賴會議，而導致我們沒有時間專注在自己該做的事情上。過多的會議讓我們疲累，其實也是預料中的事。但如果嚴重到會讓我們情緒耗竭，或甚至對工作失去熱情與動力，我們就必須要正視這個問題，以下是我們建議關於紓解會議疲勞的幾個技巧。
1.拒絕不必要的會議
當同事邀請你參加會議時，你可以先與同事確認會議議程，以及有甚麼待解決的事情是你這裡需要負責的。如果你判斷這個會議其實你不用參加，這些事項你可以用其他更有效率的方式處理，那麼你可以向同事表明你將拒絕參加會議。另外議程若有標明時間，你也可以選擇哪段會議你要參加，無關的部分則會先行離開。
2.會議時間縮短
團隊約會議的時候，務必要請主辦人提供議程。議程可以讓我們先準備要討論的題目外，也能知道主半人預想的會議時間。若有些項目的討論時間太長，你也可以和主辦人討論縮短。若你本身就是主持人，議程也有助於你思考專案到底用多少時間來討論合適。
3.會議中減少不必要的參加成員
會議中如果越多人參加，就等於消耗許多工時。因此邀請成員參與會議時，盡量是人越少越好。邀請決策與操作的人員就可以。如果是想讓其他成員知悉，可以事後將會議紀錄寄出即可。
4.每日設定勿擾時間
一整天如果都是會議，就沒有辦法處理自己的事情。如果你習慣早上開會，下午做事情，那你不妨將下午的2-3個小時時段設定為你的勿擾時間，請大家不要約你這個時段開會，你也可以好好利用這段時間專心做事。
5.休息一下喘口氣
休息跟產能聽起來雖然有點矛盾，但人畢竟不是機器，如果不休息的話，我們會沒有力氣接受新的挑戰。因此適當地休息，跟同事聊聊天，不僅能紓壓，也能重新為你帶來工作的活力。
6.視訊會議可以考慮關掉鏡頭
Zoom倦怠中有提到，人們因為要一直待在鏡頭前，不能像實體會議中稍自由地移動身體，而容易感到疲勞。所以視訊會議時，若沒有被規定要打開鏡頭，你可以只開聲音，這樣你就能比較自由地移動，心情上也能比較放鬆。
7.適時審視自己的情緒
會議中有時會需要接收到他人的情緒，如果我們無法排解，很容易影響我們的情緒，讓我們的工作效率下降。雖然他人的情緒我們無法控制，但自己的情緒是我們可控的。所以當你發現你被他人情緒牽連到時，你可以試著用更客觀的態度來審視整件事情，而不需要背負他人的負能量。
關於會議疲勞，我們還能做些甚麼?
會議中有很多事情在無形中增加我們的壓力，像是會議設備老舊，除了會前準備要花時間，開會還要擔心斷線或黑畫面等問題，這時你不妨考慮升級你的會議室設備，除了開會效率提升，你也不用再擔心會議中有突發狀況發生。艾思通科技打造的ASTROS無線投影，即是為了提升協作效率而存在的專業影音設備，如果你有興趣了解更多，歡迎聯繫我們。有採購需求，也可由此聯繫我們的台灣代理商”棋崚有限公司”。
