什麼是混合工作模式(Hybrid Work)?

採用混合工作模式的企業讓員工自由選擇可在家裡，或是在辦公室或任何地方辦公。2020年新冠疫情發生後，初期因為疫苗尚未普遍，又希望員工能減少接觸感染，很多公司採用遠端上班，讓員工居家辦公。2021年隨著疫苗的普及化，雖然有些公司開始要求員工回辦公室上班，但也有企業發現遠端工作的好處，開放員工能自由選擇是否進辦公室工作。混合工作模式讓員工能更彈性地安排時間完成專案外，也能自由選擇工作地點。然而混合辦公對於企業到底是好是壞，各方都有不同的說法，以下就來介紹混合工作的好處與挑戰。

混合工作模式帶來的好處有哪些?

混合工作模式對於員工來說，最大的優點就是辦公彈性。人們不用在固定時間與固定地點來辦公。因此有些人開始把家搬到房租更低的區域，不用通勤到辦公室也讓員工有了更多自己的時間。對於企業而言，混合工作模式可減少辦公室的租賃，同時也減少營運成本。不過今年相信大家也聽到特斯拉、Google與蘋果其實都開始規定員工要有一定的時間進辦公室上班，混合工作模式雖然成功，但也面臨到了一些挑戰。

混合工作模式遇到的挑戰有哪些?

選擇遠端上班的員工，如果是在家上班，有可能會因小孩的吵雜聲或家事而分心。專案成員若全部都在不同地點辦公，缺乏溝通的狀況下，團隊的默契和辦事效率則會降低。為了讓成員隨時了解專案裝況，混合辦公相當依賴視訊會議開會，這也是為什麼我們在疫情期間更常聽到”視訊疲勞(Zoom Fatigue)”。對於公司的IT人員，要能夠隨時支援遠端同事處理技術問題，其實也不是很容易，同時還要擔心資安疑慮等。

如何建立一個成功的混合辦公流程?

1.重新建立心態與打造透明的團隊工作計畫表

針對過去的工作型態，你可能已經有了一個自己的工作流程，但進入到混合工作模式，則必須要做些改變。儘管團隊成員可能都知道某個專案在甚麼時候應該要完成，但你並不會即時知道每個人實際的工作排程。若公司採用混合工作模式，建議你可以開立一個公開的組員工作表，這樣所有成員都會知道其他人在做甚麼。另外要確保組員有流通的溝通平台，這樣緊急事件發生時，組員才能知道要去哪裡求助，並且其他人也能隨時應變。

2.確保所有人在視訊會議時都能夠被聽見與被看見

混合工作模式相當依賴視訊會議，但這並不是說你需要整天開會來溝通事情。除了你需要思考怎樣更有效在會議上溝通事情外，更重要的是，一定要確保所有人在視訊會議期間都有聽清楚與表達清楚工作項目，否則團隊的效率將因溝通不良嚴重下降。公司務必確認所有遠端的員工，都有規格夠好的設備來辦公，不要讓任何員工感到不知所措。

3.訂定明確的專案目標與時程

分配任務時，提供明確的目標，團隊成員就知道該如何計畫並執行。混合工作模式提供員工彈性，員工也必須要能維持專業並給出好的績效表現。只要公司有明確的專案目標以及工作政策，公司並不需要太擔心員工效率下降。

藉由以上3個技巧，你基本上能夠在混合工作模式下保有彈性與工作的高效率。但也別忘了，每個產業有不同的工作狀況，公司也必須隨時檢視和優化工作流程，來強化員工的工作績效。

混合工作模式下除了工作流程的改變，也可以考慮優化會議室設備

混合工作模式不僅需要員工檢視自己的辦公用品，公司的會議室也當然需要升級。當現在大家會攜帶不同設備到辦公室的狀況下，如何讓大家在會議室更有效地交換與分享意見，無線投影成為這其中的最佳解答。無線投影系統不僅支援Windows、macOS、iOS和Android裝置投影外，還多了相當多的協作功能，如果你想了解更多，歡迎點擊此連結聯繫我們獲得更多資訊。有採購需求，也可由此聯繫我們的台灣代理商”棋崚有限公司”了解更多。