線上視訊會議在一般工作場合已成常態，不僅是跨國的客戶，就算是同事也可能各自在不同地方工作，因此視訊會議就成了我們相當依賴的溝通工具。從面試、產品Demo到開會，不管是使用哪一家視訊會議軟體都能進行。視訊會議方案能快速連結各地團隊成員，首先就來看看那些是進行視訊會議的必備品項:
- 顯示器:遠距工作的員工一般會使用筆電或個人桌機螢幕，但在辦公室上班的員工則要看會議室是使用電視、投影機還是觸控式螢幕。
- 麥克風與鏡頭:對於使用筆電或平板的人，這兩種裝置通常有內建的麥克風與鏡頭。但在大會議室開會的辦公室員工，一般會使用外接的麥克風與鏡頭，以利大空間的收音與畫面呈現。
- 網路連線:不管是使用WiFi或乙太網路，確保網路是穩定的就可以。
- 視訊會議軟體:市面上的視訊會議軟體幾乎都能用來做線上會議，但如果有想要做網路研討會或是線上客服，就需要特別斟酌使用的方案。
而選擇視訊會議方案時，有4個面相可以特別注意:
1.資安保障
安全性在我們選擇產品時，很常被忽略或是最後才注意到，但我們在視訊會議時，會頻繁討論商務，還會分享螢幕和傳送檔案，假設方案的資安保障低，就容易發生機密資料外流。選擇視訊會議軟體前，首先可以注意隱私權條款，有些公司會蒐集視訊會議期間的資料與用戶資訊，這可能會造成資安疑慮。另外也可以特別注意軟體的加密技術，之前就傳出有些視訊會議軟體在會議進行時，跑出未被邀請的與會者，若會議沒被加密，就極有可能出現這樣的狀況。確保所有與會者都能夠安全與方便地傳送檔案可以說是視訊會議最重要的事。
2.技術支援便利性
就視訊會議軟體而言，一般都能夠輕鬆找到線上客服來解決問題。若軟體有提供試用版，你也可以在試用期間，多確認線上客服的積極度。而視訊會議要用到的硬體，它的技術資源可能就不是那麼容易找到。如果你是跟多家廠商分別購買顯示器、麥克風和鏡頭等，任一品項故障的話，你還得去找當時購買的廠商協助處理。因此我們建議你可以找尋專業影音整合服務公司來幫你的公司安裝視訊會議方案，這不僅省時，技術支援也只要請該公司協助就可以。
3.產品易用性
辦公室的所有成員都有需要使用視訊會議來溝通的需求，不管軟體或硬體，假設其使用流程太複雜，對於遠端或公司內部的成員來說都會是場災難。如果是要方便使用的視訊會議軟體，可以找雲端服務類型的，這種通常能讓用戶使用瀏覽器來溝通，線上會議、簡報或教育訓練都很方便。硬體設備除了使用上要簡單之外，也盡量找尋能讓IT人員好管理的方案，這樣大家都可以不用花太多時間在處理這些設備上。
4.整合通訊系統
視訊會議方案也屬於整合通訊系統的一環，良好的整合通訊系統能統整所有你需要連結、分享和協作的項目，並在單一一個平台上呈現。所有人可使用任何的裝置來加入視訊，並有效提高生產力。單一平台也讓成員更容易與彼此溝通。
將無線投影系統納入你的視訊會議方案中
為了有更好的視訊會議品質，我們推薦你可在辦公室的環境中安裝無線投影系統。混合工作模式下，員工們會使用各式各樣的裝置工作，不再只是使用筆電，也會使用平板或手機。ASTROS無線投影系統能滿足員工在辦公室的投影需求，走進會議室即可迅速投影，還能支援視訊會議。對於IT人員來說也相當容易管理，ASTROS Manager能輕鬆協助設定多台ASTROS Station無線投影分享器，如果對於ASTROS想了解更多，歡迎點擊連結聯繫。有採購需求，也可由此聯繫我們的台灣代理商”棋崚有限公司”了解。
結論
視訊會議方案已成為商務協作最重要的工具，市面上也能看到許多選擇，但選擇前不要忘記檢查其資安保障、技術支援、易用性與整合通訊狀況。希望這篇文章能幫助你創造高效能協作環境。
