隨著世界越來越傾向混合工作模式，企業也更重視要採用哪種視訊會議解決方案，以確保本地與遠端員工之間的溝通和協作。相信許多人在視訊會議時遇過這些狀況，像是遠端的人聽不到會議室內的人的發言，或是會議室內的人看不清楚遠端的人的臉。此時你不妨考慮升級會議室設備，讓協作更順暢。在本文中，我們將比較兩種受歡迎的解決方案，即以會議室為中心的會議/第三方設備主持會議（Room-Based Meeting，RBM）和自帶會議（Bring Your Own Meeting，BYOM）。我們希望這將幫助企業的相關決策者，為你的公司選擇最佳解決方案，並提升本地與遠端員工的開會體驗。

什麼是”以會議室為中心的會議/第三方設備主持會議（RBM）”解決方案？

RBM依賴會議室內安裝的系統來驅動視訊會議，會議室安裝的硬體設備會幫助召開會議，並影響成員對於工作流程的規劃。RBM通常由專用的視訊會議系統，例如Microsoft Teams Rooms、Cisco Webex Room Kit或Zoom Rooms設備組成，該系統連接到顯示器、鏡頭和擴音器等。用戶可以從他們的筆電或手機安排和加入會議，接著RBM解決方案會自動將排程連接到會議室設備，提供無縫會議體驗。在視訊會議期間，參與者不一定要攜帶自己的設備到會議室，因為視訊會議軟體會在會議室的RBM系統上運行。

採用”以會議室為中心的會議/第三方設備主持會議（RBM）”解決方案的好處有哪些?

• RBM可以自動連接會議室設備，只要一進會議室，點擊桌上的控制台或螢幕的面板，會議就可以馬上開始
• RBM的軟硬體有互相配合過，視訊會議的聲音和畫質可較好適應會議室的聲學環境
• 適合大型會議室，毋需額外設置程序
• 用戶不用另外設置自己的設備，減少技術問題的風險
• 可與目前主流的線上日歷工具整合，與會者可輕鬆安排會議
• 因為每間會議室都會有相同的軟硬體，因此任意會議室都可有一致的會議體驗

RBM解決方案最大的優點之一是其易用性。使用 RBM，用戶不需要設備就可以進行視訊會議，會議室的系統就能夠運行相關軟體。另一個優點則是其可靠性，因為RBM所有系統就安裝在會議室內，視訊會議的聲音和畫質可較好適應會議室的聲學環境，這能讓會議參與者都清晰地看到和聽到彼此，不會讓會議被中斷。

採用”以會議室為中心的會議/第三方設備主持會議（RBM）”解決方案的缺點有哪些?

• 需要專用設備和安裝，因此前期成本較高
• 後期需要維護多個硬體，其複雜度會進一步會增加成本
• RBM的會議需要遵守特定流程來啟動，假設公司使用Microsoft Teams Rooms，那團隊人員就必須都加入Teams才能開會，若會議室臨時有外賓或是沒有Teams的人要加入，需要有人寄出會議連結讓大家都加入後，才能開始分享螢幕畫面。其團隊的工作流程會比較固定無彈性；自帶會議(BYOM)則是成員都可以使用自己的裝置開會，不用擔心要用甚麼軟體來開會，通常也有比較靈活的螢幕分享方式，例如用原生協議、外接硬體或特定軟體等，其團隊工作流程彈性相對較高
• 某些功能或整合可能需要額外的訂閱費用，假設公司使用MS Teams，可能就需要為會議室的硬體多開一個帳戶，進而增加費用
• 若有臨時會議或遇到既有會議延長，該方案可能不易配合，假設既有會議後續有其他會議連結，還需要跟後面的會議主持人溝通，並前往視訊會議系統修改排程
• RBM不一定相容所有視訊會議平台或工具，從而限制其相互操作性。例如今天我們需要在Microsoft Teams Rooms裡加入Zoom的會議，我們無法直接開啟會議，而是需要整合行事曆和進行許多細項設定等
• RBM不一定支援無線投影，部分還是需要HDMI線支援來進行螢幕投影，若多人需要在會議中進行投影，線的插拔將浪費許多時間

RBM最主要的缺點在於成本，因為該方案前期會議室建置就需要一筆費用，有些方案還需要用戶為每個會議室都申請視訊軟體帳戶，再加上硬體的保養，更增加了後期的維護成本。如果企業希望選擇會議室設備或解決方案時，以成本為主要考量，RBM可能就不是首選。

什麼是”自帶會議（BYOM）”解決方案？

自帶會議 (BYOM) 解決方案是指用戶可以使用自己的設備來進行會議和驅動會議室內的影音設備。BYOM為用戶提供了高度的靈活性。因為用戶用的是自己熟悉的裝置，進入會議室後像往常一樣開始視訊通話，並無線連接到房間的鏡頭、麥克風和擴音器。用戶不會受到房間系統的限制，工作流程也不用配合會議室系統而有所改變。目前市場上可看到的 BYOM 解決方案有 Astrogate ASTROS無線視訊、Barco Clickshare 和 Mersive Solstice。

採用”自帶會議（BYOM）”解決方案的好處有哪些?

• 不需要專門的設備，用戶可以依照自己的預算購買自己需要的影音設備或是沿用會議室既有的設碑，因此前期成本較低
• 用戶可以使用自己的設備進行視訊會議，所以工作流程可以依照用戶所希望的方式進行，不必像RBM被會議室系統綁架，用戶能有更高的彈性
• 用戶可以使用自己想使用的影音外接設備，享受更高品質的聲音與影像畫面
• 既然用戶是使用自己的裝置開會，用戶就可以使用自己喜歡的視訊會議平台來工作，而不必被會議室系統限制視訊平台選擇
• 方案易於設置和使用，通常不需要特別訓練
• 安排臨時會議不需要特別的流程，能較有彈性地跟其他人協調
• RBM的建置一般是在大會議室，若要在小型會議空間或開放式的非傳統會議空間進行視訊會議，BYOM方案會比較符合成本考量

BYOM 最大的優點之一是靈活性，用戶可以使用自己的筆電或平板手機等加入會議，也可以自由選擇想要在會議室安裝的影音設備，不會被方案綁死使用任意裝置或設備的可能性。另一個優點是其成本較低，因為BYOM不需要在每個會議室安裝任何專用的視訊會議設備，用戶可以依照自己的預算或想達成的效果，來安裝最適合的視訊會議影音設備，因此建立 BYOM 解決方案的前期成本比 RBM低上許多。

採用”自帶會議（BYOM）”解決方案的缺點有哪些?

• 為了讓遠端團隊成員在視訊會議期間，能有較好的影音品質，用户需要準備相對應的會議室影音設備，進而可能增加成本
• 每間會議室的設備和網路狀況的差異，可能導致不同會議室有不同的會議體驗
• 與RBM相比，因為BYOM沒有被綁定要與哪個特定平台協作，所以不一定能與用戶的會議排程系統相容
• 用戶如果使用影音品質較低的設備，會影響視訊會議體驗

BYOM解決方案的主要缺點在於它依賴用戶設備和網路連線狀況的品質，若網路建置狀況不佳，就會大大影響開會的體驗，也會導致不同會議室或是不同時間會有不一致的影音品質。

結論

以會議室為中心的會議/第三方設備主持會議（RBM）

自帶會議（BYOM）

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