會議室管理的議題可小可大，當會議室內部沒有太多複雜的設備時，我們可能只要注重會議室的整潔就好。然而在混合辦公越來越常見的此時，會議室除了有相應產生的視訊設備要一併注意以外，會議室使用的狀況或是視訊會議的平台也成了需要管理的項目。若缺乏適當管理，會議室可能變得無法使用或被誤用，像是沒有注意到某些設備其實已經故障，或是員工要進行視訊會議，但借到的會議室根本沒有對應的設備等等，進而對工作造成重大干擾。IT人員平常已經有許多工作，隨著現在科技不斷演進，若沒有好的管理方法，IT人員會需要花更多力氣在會議室管理上。
會議室是任何公司不可或缺的一部分，確保其順利運作能讓公司員工更高效工作。從預約會議室到會議室配置都是一門學問，身為IT人員的你該如何簡化會議室管理流程，結束這些困擾呢?以下讓我們深入探討。
技巧1. 採用集中化管理的會議室預約系統
看到空的會議室就直接進去開會，就現在的工作模式來說，並不是一個可行的方式，畢竟每個人都有自己的工作排程，要能夠有效安排大家使用會議室的時間，就必須導入會議室預約系統，讓會議室能夠有組織地被運用，並發揮其真正的價值。不管你想要選擇Teams或Google日曆等，你所選擇的會議室預約系統一定要可以即時反應會議室預訂狀況，並且讓公司全體都能方便查看，讓大家有效利用空間，以下我們整理了有效的會議室預約系統該包含的功能:
- 即時顯示會議室的使用狀態以及下一個可預約的時間
- 多種預約方式，例如電子郵件或Slack等
- 可從Email確認、取消和重新安排會議
- 與會議室設備技術無縫整合
預約流程必須讓所有使用者都能簡單執行。例如，當A先生寄出會議邀請後，他會收到確認郵件。如果B小姐查找下一個會議室可用的時間，她可以看到A先生的會議室預訂資訊，然後另外把會議時間做其他安排或選擇不同的會議室。當會議開始時，A先生和B小姐就能準時出現在正確的會議室。
技巧2. 會議室要能夠讓各種設備高效協作
在公司中，每個人都有不同的工作，也因此會選擇使用各種不同的設備來工作。例如，設計師可能使用平板電腦來製作促銷活動的視覺，而業務則使用筆記型電腦來制定銷售計劃。當他們需要在會議室中一起討論企劃時，一個挑戰就出現了! 要怎麼讓筆電和平板同時分享畫面呢? 假設會議室選擇使用HDMI和轉接器來作為螢幕投影的方案，這可能會導致一場災難，因為市面上有太多種設備類型，光轉接頭就要想到如HDMI、Type-A、Type-C或Lightning接頭等等。為了簡化IT人員的日常生活，你可以考慮使用ASTROS無線投影解決方案。
ASTROS支援Windows、macOS、iOS和Android裝置，實現無縫的螢幕分享，並提供更多的習作功能。當你在會議室安裝ASTROS Station AS-201，公司同仁就可以輕鬆讓任何裝置進行投影。此外，他們還可以使用協作工具在投影片上進行註記。最重要的是，IT人員再也不必擔心外賓攜帶了非公司常規的裝置，而產生無法投影的狀況。
技巧3. 讓會議室迎合混合工作趨勢
會議室依照其大小和內建的設備，會有相對應適合的會議目的。例如一個開放空間中放了一張小桌子和兩張椅子，若沒有任何其他設備，要讓10個人可以在這樣的空間跟外部人士開視訊會議就不合適。目前混合工作模式是一個相當大的趨勢，雖然你並不需要將每個會議室都改造成為視訊會議空間，但視訊會議空間對一個公司而言，絕對是標準配備。
IT人員在設計視訊會議室的時候，不妨考慮”自帶會議(Bring Your Own Meeting, BYOM)”的方案，我們尤其推薦ASTROS無線視訊，ASTROS讓辦公室內的與會者可以輕鬆無線連接到會議室的視訊會議設備，IT人員可以根據公司預算和員工需求購買對應的視訊會議設備，但如果會議室本來就有視訊設備，ASTROS無線視訊方案與大多數設備相容，就可以省去採購的步驟了。此外，ASTROS允許人們在Teams、Zoom或Google Meet上開始會議，與會者可以使用自己的筆記型電腦來主持會議，IT人員不用煩惱不同視訊會議平台衍生的相容性問題，進而創造更簡單便利的無線協作空間。
技巧4. 定期維護會議室設備
定期進行維護對於確保會議室隨時可使用非常重要，這不僅讓設備能經常檢修，還能防止故障並確保會議室順利運作。我們提到的ASTROS無線投影與ASTROS無線視訊方案不僅幫助公司團隊提高效率和生產力。使用ASTROS，IT人員還可以輕鬆管理你的會議室。ASTROS Manager是可針對ASTROS Station進行中央管理的瀏覽器平台，讓維護人員可以監測、設定和排定ASTROS Station的工作等等，你不需要走進會議室一台一台設定機器，而是可以遠端進行維護工作，大大減輕IT人員的管理負擔。
技巧5. 提供員工教育訓練
最後，向員工提供如何使用會議室內的軟硬體培訓非常重要，這可以幫助減少大家設置的時間，也能更快了解如何使用，以確保會議順利進行。
結論
簡化會議室管理流程可以大大減輕IT人員的負擔，藉由適當的方法與科技，你可以減少會議室管理所遇到的困境，讓會議室能順利運作。如果你對內文提到的ASTROS有興趣，歡迎點擊這裡了解更多！有採購需求，也可由此聯繫我們的台灣代理商”棋崚有限公司”。
