新冠疫情後，遠距或混合工作模式興起，人們對於協作工具的需求也跟著提升，同時，企業無不尋求方法來讓會議室更加便利與高效。為了讓多方協作順利，現在會議室多趨向無線化，也因此我們在這篇文章會探討如何讓企業的會議室無線化，讓企業內的各團隊可以更輕鬆進行會議與簡報等。
會議室無線化的好處有哪些?
在我們深入討論如何打造無線會議室的細節之前，先來了解一下會議室無線化能帶來的好處有哪些。
- 靈活性和移動性：無線會議室讓人們擺脫對於各種線路的限制與需求，使會議參與者能夠從筆電、平板或智慧型手機在無線的狀況下，連線上網並分享螢幕畫面到電視上。這讓與會者能自由選擇座位，多人簡報的情況下，也不需浪費時間在HDMI線的線路插拔上。
- 簡化設定：去除了線路，會議室的設定可以說是簡化了不少，除了實體設備的安裝不需要太多的拉線工作，開會時人員要進行的設定也能減少許多步驟。
- 增強協作能力：無線會議室讓多個與會者可以同時進行螢幕分享，成員們可以想到甚麼就立即分享資訊，加速腦力激盪的過程並提高協作效率。
- 資源利用效率高：無線會議室讓管理人員可以不用購置HDMI、VGA或是轉接頭等等，讓公司資源能夠更有效利用，另外工作空間也能更整潔有序。
跟著以下步驟開始打造無線化會議室
在進行任何變動之前，你需要先評估現有的會議室設備，對於會議室有完整的資訊後，接下來就能依照我們建議購置的設備，一步一步打造無線會議室，提升你的會議室體驗。
1.安裝無線基地台(Access Point, AP)
無線基地台也被稱為「無線存取點」，它是連接無線網路至有線網路的裝置，無線基地台需要通過有線網路連接到交換器或路由器，大多部署在企業內部網路應用上。在會議室放置無線基地台可以確保整個區域內有最佳的覆蓋範圍和較強的無線訊號。不論是要簡報、視訊會議或是使用任何雲端服務，都能在訊號穩定的狀況下讓與會者有較好的使用體驗。
2.升級網路基礎設施
網路基礎設施是無線會議室的基礎，將網路基礎設施建設好後，才能夠支援各種無線連線需求，這些網路基礎設施包括升級路由器、交換器和網路線等，以有效地應對無線流量的需求。
3.設置無線投影系統
無線投影系統簡化會議室內的螢幕分享流程，讓協作效率提升。一般人腦中最先浮現的無線投影系統可能是Apple TV、Chromecast或無線HDMI，不過我們推薦ASTROS無線投影方案，它不僅讓用戶可以使用筆電、平板和智慧型手機任意裝置分享畫面，還提供多種協作功能，以下舉相關功能為例，讓大家更了解ASTROS的魅力。
- 單一視窗分享: 開會時最怕Teams或Line的彈跳式視窗出現尷尬訊息，干擾會議的節奏。”單一視窗分享”讓用戶可以只分享單一應用程式畫面到顯示器上，例如你選擇只分享Chrome的畫面，那其他聊天應用程式的畫面就不會在螢幕分享的時候出現。
- 分割畫面: ASTROS可以讓最多4個裝置同時分享畫面到顯示器上，這不僅方便團隊成員可以快速比對資料以外，如果有專案需要同時呈現不同裝置的介面畫面，該功能也能大大地幫助到這樣的應用。
- 無線視訊會議 (ASTROS無線視訊): ASTROS帶來完整的”自帶會議(BYOM, Bring Your Own Meeting)”體驗。會議室內的主持人只要將ASTROS Pod插上筆電，即可無線地將會議室的電視、鏡頭、麥克風與喇叭等連接至主持人的筆電，讓本地與遠端員工在視訊會議時享受到更完整的視訊語音訊品質。
- 協作工具與電子白板: 與會者可以在顯示器上開啟協作工具，在螢幕上的內容進行註釋，如果靜態展示的內容無法表達完整概念，與會者也可以再開啟白板畫出想法。
4.確保聲音與視訊的連接狀況
使用ASTROS無線視訊解決方案的話，你就可以將你的裝置無線連接到會議室的攝影機、麥克風和喇叭，但你還是需要注意要怎麼選擇攝影機和相關的聲音設備。關於攝影機，我們建議你可以找有自動追蹤和廣角鏡頭的高畫質攝影機，因為它們能捕捉清晰動態的影像，讓與會者可以被清楚看見，遠端人員也能更有效與他們互動。同樣地在聲音設備的選擇上，你可以找有降噪與回音消除等功能的設備，來提升會議室的聲音品質，確保所有與會者能夠清晰地聽到遠端人員所講的話。
5.提升資安與隱私保護
會議室裡討論的內容牽涉到營運策略與商業機密，因此一定要提升無線網路的安全措施，像WPA2或更先進的WPA3，可以說是加強網路安全性的基本步驟。這些協議提供加密機制，保護在無線網絡上傳輸的資料，讓惡意人士更難截取和解密信息。此外，管理者可以使用高防護性的密碼並定期更新網路設備，防止未經授權的訪問。
6.測試和優化你的無線設備
在會議室中安裝完無線解決方案後，一定要進行全面測試來確認設備性能和功能運作正常，例如網路的連接性、音訊與視訊的品質還有螢幕分享是否順暢等。測試階段可以讓管理者進行系統微調，或繼續嘗試不同的設備來提升相容性，以確保在實際會議時一切運作順利。
結論
打造一個無線會議室雖然並不難，但需要相當仔細的規劃，尤其會議室內的影音設備有許多細節需要注意。然而，照著本文的建議作法，你可以一步一步建立一個符合團隊協作需求的會議室，提高工作的生產力以外，也提升了大家的會議體驗。無線化絕對是未來最重要的趨勢，如果你對ASTROS感興趣，請點擊此處聯繫我們的專家以了解更多訊息；有採購需求，可直接由此聯繫我們的台灣代理商”棋崚有限公司”協助。
